Ein JAT besteht aus einem Kernteam, einem erweiterten Team (WorkshopleiterInnen, SchlupfwinkelleiterInnen) den TeilnehmerInnen von vor Ort und den TeilnehmerInnen von außerhalb.

• Projektplan für die Organisation eines JAT.
• Wochenplan blanko
• Infopack Kernteam
• Infopack Zielentwicklung und Klärung der Rahmenbedingungen
• Informationen zum Thema „Medikamentenabgabe“ findet man in der Broschüre des Landesjugendrings BW - https://www.ljrbw.de/publikationen/medikamente-bei-massnahmen-der-kinder-und-jugendarbeit.html
• Reisekostenabrechnung
• Wichtige Todos (Team-Wochenende)
• Team-WE-Musterablauf
• Richtlinien für den Einsatz von Technik

• Den Überblick über die gesamte inhaltliche und organisatorische Arbeit des JAT haben.
• Vor dem Beginn der organisatorischen Planungsphase eine Zielbestimmung/-entwicklung ¹⁾ mit möglichst vielen Beteiligten aller Altersgruppen aus der Gemeinde in einer gesonderten Sitzung durchführen.
• Die Planungssitzungen mit der Gemeinde durchführen (unter Beteiligung möglichst vieler MitarbeiterInnen aus der Gemeinde selbst).
• Einen Teamtreff (ca. 4-2 Wochen vor dem Einsatz mit allen Schlupfwinkel-, WorkshopleiterInnen zusammen mit dem Kernteam) planen und durchführen.
• Eine Ausgaben-Kalkulation des JAT an das JAT-Büro im KJW schicken.
• Die Protokolle der Planungssitzungen erstellen und an das JAT-Büro im KJW schicken.
• Das Team aller Workshop- und SchlupwinkelleiterInnen zusammen stellen.
• Das Team aller Workshop- und SchlupwinkelleiterInnen im Vorfeld und während des Einsatzes (auch seelsorgerlich) begleiten und Hilfestellung geben.
• Die Anmeldungen der TeilnehmerInnen für den JAT verwalten. Je nach Absprache kann es auch so geregelt werden, dass die Gemeinde die Anmeldeverwaltung der TeilnehmerInnen von vor Ort auch selbst in die Hand nimmt.
• Den Rundbrief für die TeilnehmerInnen erstellen und verschicken, ggf. auch einen Rundbrief für das Team.
• Material, das für den Einsatz benötigt wird im Kinder- und Jugendwerk bestellen. (Direkter Link zum Bestellformular)
• Alle MitarbeiterInnen des JAT (von außerhalb und vor Ort) auf die Leitlinien für die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen sowie den Notfallplan hinweisen und ggf. Material (zu beziehen über das KJW Süd) zur Verfügung stellen.
• Darauf achten, dass alle MitarbeiterInnen den Kodex gegen sexuellen Missbrauch unterschrieben und verstanden haben und die Originale an das JAT-Büro im KJW in Stuttgart (Giebelstr. 16, 70499 Stuttgart) schicken.

• Begleitung neuer MitarbeiterInnen
• Das Kernteam instruiert die WorkshopleiterInnen und die SchlupfwinkelleiterInnen noch einmal bezüglich ihrer zentralen Aufgaben.
• Das Kernteam ist Ansprechpartner für alle Fragen und Anliegen des Teams und der TeilnehmerInnen.
• In der Regel übernimmt das Kernteam die Aufgaben der Moderation und Verkündigung der Abende. Andere Personen aus dem Team und auch TeilnehmerInnen können gerne in diese Aufgaben integriert werden.

• Wenn es gewünscht wird: Die Gemeinde oder den Jugendkreis vor Ort weiter in der Umsetzung der vereinbarten Ziele zu unterstützen.
• Gemeinsam (oder ggf. auch einzeln) den Rückmeldebogen zum Einsatz ausfüllen und an das JAT-Büro schicken.

Aus der gesammelten Erfahrung von vielen JAT-Wochen haben sich folgende Tipps und Hinweise ergeben. Sie sind keine strengen Regeln und Ordnungen, aber trotzdem empfiehlt die JAT-Spurgruppe und der zuständige Referent im Kinder- und Jugendwerk diese Tipps und Hinweise zu beachten.

• WorkshopleiterInnen sollten mindestens 18 Jahre alt sein. Dies macht es insgesamt einfacher mit Fragen der Aufsichtspflicht umzugehen.
• Workshops sollten nur mit einem Leiter / einer Leiterin besetzt sein. Da wir bei den JAT-Wochen in der Regel eine maximale Gruppengröße haben, belegt jede zusätzliche Person im Team den Platz einer Teilnehmerin / eines Teilnehmers. Das möchten wir vermeiden. Wenn doch zwei Personen einen Workshop leiten, dann in der Weise, dass ein/e erfahrene/r Mitarbeiter/in den Workshop zusammen mit jemandem macht der/die bisher noch keinen Workshop geleitet hat. Damit kann es gut gelingen, dass neue Mitarbeiter/innen diese Arbeit und die damit verbundene Verantwortung kennen lernen.
• Wir raten auch auch dazu, die Empfehlung zu den Tagesgästen bzw. JAT-Hoppern nur in ganz begründeten fällen anders zu handhaben.